Osmanlı devlet arşivi, önceleri sarayda iki evrak mahzeni vardı. Bunlardan birisi paşakapısında, diğeri de eski dîvânhâne yeri yakınında idi. Bütün kânunlar, nizamlar ve mühim emirler âid oldukları kalem defterlerine kayıt olunurlar ve bu defterler dolduktan sonra saraydaki evrak mahzenine gönderilirdi. Yeni kayıtlar ise paşakapısındaki (Bâb-ı âlî’deki) mahzende saklanırdı. 1846 yılından sonra sadrâzamlık (paşakapısı) arşivi, Hazîne-i evrak adıyla anılmaya başladı.
Başta pâdişâh olmak üzere, Enderûn-ı hümâyûnda tam bir disiplin ve ahenkli bir terbiye sistemi ile yetiştirilen üst kademe Osmanlı devlet adamları, tam bir tertip ve düzenle yazdıkları evrakları usûlüne uygun bir şekilde saklamaya îtinâ gösterirlerdi.
Bugünün bakanlar kurulu demek olan Dîvân-ı hümâyûnda alınan kararların yazıldığı mühimme defterleri, gizli yazılan hüküm ve fermanların yazıldığı mektûm mühimme defterleri, ordu mühimmesi ve rikâb mühimmesi, ahkâm defterleri, kayûd-i ahkâm-ı mîrî defterleri, tahvîl ve rüûs defterleri, düvel-i ecnebiye defterleri, icmal ve mufassal tahrîr tefterleri, rûznâmçe gibi defterlerde her türlü kaydı tutup, devletin ve halkın hak ve hukukunun zayi olmaması için de bu defter ve evrakları sıkı bir muhafaza ve disiplinli bir kullanma nizâmı ile arşiv ve mahzenlerde sakladılar (Bkz, Dîvân-ı Hümâyûn). Devlet arşivi durumunda olan bu mahzenler, pâdişâhın veziri âzamdaki mührüyle mühürlenen üç devlet hazînesinden biri idi. Hükümetin her toplantısından sonra bu mühürle mühürlenirdi. Zîrâ milletin bütün hukuku bu kayıtlara bağlıydı. Devleti ayakta tutan dirlik (tımar) sisteminin dolayısıyla ordunun, verginin, sanâyî, ticâret ve tarımın esasları mahzenlerdeki defterlerdeydi (Bkz. Tapu Tahrir Defterleri).
Dîvân-ı hümâyûnda ve Bâb-ı âlî’deki evrak ve vesîkaların çoğu parça kâğıtlar, bir kısmı da cildli defterler hâlinde idi. Bu defter ve evraklar, senelerine göre tasnifleri yapılarak mahzenlerde saklanırdı. Ehemmiyetlileri, kese ve torbalara konulurdu. Her dâirede işleme tâbi tutulan bir günlük evrak tomar yapılır, her ayın tomarı bir torbaya ve her yılın torbaları da bir sandık veya sandıklara konularak muhafaza edilirdi. Mâliye hazînedârbaşısı tarafından hazırlanan evrak keseleri, lüzumunda sadrâzamın buyruldusu ile îcâb eden yerlere verilirdi. Bilhassa sefere gidilirken lüzumlu mikdarda kese götürülürdü. Keselerin; mektup, kupon, ferman, has, rüûs, kâime yâni tahrîrât kesesi, büyük telhis ve küçük telhis kesesi, hatt-ı hümâyûn keseleri yanında atlas büyük torba gibi çeşitleri bulunur, bunlar; bez, atlas ve kumaştan yapılırdı. Keselerin tamâmına yakını kırmızı atlastan, torbalar da bez ve atlastan olurdu. Evraklar kese ve torbalara konduktan sonra etiketlenerek yine etiketli sandıklara yerleştirilir ve mahzenlere kaldırılırdı. Yeni kayıtlar; Paşakapısı’ndaki (sonraları Bâb-ı âlî) mahzende saklanır, bakmak îcâb ettiği zaman veya tashîh lüzumunda izinle saray mahzenindeki eski kayıtlara bakılırdı. Kalemlere gelen evraklar, işi bitsin bitmesin, akşam mahzene kaldırılır, sabah tekrar getirilirdi.
Pâdişâhların hatt-ı hümâyûnları görüldükten sonra reîs-ül-küttâba teslim edilir, o da her ay bunları birer torbaya koyup mühürledikten sonra husûsî bir sandıkta muhafaza ederdi. Bu suretle pâdişâhların sadrâzamlara gönderdiği her türlü hatt-ı hümâyûnlar, ayrı ayrı torbalarda saklanırdı. Pâdişâh okumak arzu ettiği zaman emânet olarak kendisine gönderilir, sonra geri alınarak tekrar yerine konurdu.
Evrakların muhafazasından Dîvân-ı hümâyûn üyesi olan Nişancı sorumlu idi. Reîs-ül-küttâb ve defter emîni onun emrinde idi (Bkz. Nişancı). Fakat on altıncı asır ortalarından sonra reîs-ül-küttâb ile defter emîni nişancının önüne geçtiler. Defter ve kayıtlarda yapılan her türlü düzeltme, nişancının kalemi ve marifetiyle yapılırdı. Nişancının bu vazifesi ile ilgili pâdişâhtan başkasının sözlü emri geçersiz idi. Hattâ sadrâzam bile pâdişâh tuğrası ve muvaşşah ferman ile evrak isteyebilir ve bizzat nişancı tarafından verilip alınırdı. Diğer nâzırlar nişancının makamında teslim alırlardı. Tapu tahrir defterinde yapılacak bir kayıt tashihi için nişancıya yazılacak fermana bizzat sadrâzam pâdişâhın tuğrasını çeker, nişancı da kendisine gelen fermanın köşesine; “Defteri gele” diye yazarak defter eminine gönderirdi. Güzel bir şekilde tasnif edilen milyonlarca vesika ve defter arasından istenilen defteri sür’atli bir şekilde bulup çıkaran defter emîni de, defterhâne kesedarı vasıtasıyla defteri nişancıya yollar, nişancı defter üzerinde gerekli tashîhi yaptıktan sonra oraya fermanı da ekler, defterhâneye gönderirdi. Tâli derecedeki defterlerin başka yerlere gönderilmesi îcâb ettiği durumlarda, sadrâzamın, defter eminine yazdığı buyruldu ile defterhâneden çıkarılarak istenilen yere gönderilir ve defter emîni tarafından tâkib edilirdi. Defter iade edilince ne kadar dışarıda kaldığı deftere kayd edilirdi. Son devirlerde nişancının derecesi düşmesine rağmen kayıtlarda yapılacak tashihler, yine onun kalemiyle yapılırdı. Fakat tımar ve zeamet işlerine, dîvân-ı hümâyûn reisi olan reîs-ül-küttâblar bakardı.
Sefer durumunda lüzumlu defterler de birlikte götürülür, nişancı ve defter emîni merkezde birer vekil bırakarak sefere iştirak ederlerdi. Defter emîni defterleri muhafaza eder, nişancı da gerekli kayıt ve tashihleri yapardı. Devletin her türlü hukukî bilgilerine sâhib olan nişancı hâricinde, hiç kimse pâdişâh dahi olsa eski evraka tashih için dahi hiç bir şekilde bir çizik çizemez veya silemezdi. Nişancı da sadrâzamdan pâdişâh tuğrası çekilmiş ferman almadan kendisi hiç bir işaret koyamazdı. Değişikliğe fermanı da eklerdi. Vesikaların çalınmasında veya tahrif edilmesinde rolü olanlar cezalandırılırdı.
Osmanlı Devleti’nde millî arşivcilik konusunda ileri derecede teşebbüs, devrin mâliye nâzırı olan Safveti Paşa’nın 1845’de Enderûn’daki târihî vesika ve defterleri bir tertibe koyması ile başlamıştır. Günümüz anlayışına uygun arşivcilik 1846’da Hazîne-i evrak dâiresinin kurulmasıyla başlar ve bu da bugünkü Başbakanlık Arşivinin çekirdeğini teşkil eder. Hazîne-i Evrak nezâretinin başına getirilen Hasen Muhsin Efendi’nin kıymetli çalışmalarıyla arşive dâhil vesikaların tertibi ve arşivin çalışma tarzını belirten 1849 Hazîne-i evrak nizâmnâmesi ile Türk arşivciliği belirli bir düzene girmiştir.
Çalınıp satılan, yakılıp yırtılan, Osmanlılardan ayrılmış olan çeşitli devletlerin elinde kalanların yanında 1930’larda Bulgarlara hurda kâğıt olarak satılan milyonlarca vesîkadan sonra şu anda yüz milyonun üzerinde târihî vesîka bulunduran Başbakanlık Osmanlı Arşivi; yalnız Türkiye’nin değil, Osmanlı Devleti’nin sona ermesinden sonra toprakları üzerinde kurulan devletlerin de ana arşivi durumundadır. Başbakanlık Osmanlı Arşivi 1943 yılında kurulmuş olup, 1954’de Başbakanlık Merkez Teşkilâtı içine alınmıştır. Ayrıca Topkapı Sarayı, İstanbul müftülüğü, Tapu kadastro müdürlüğü gibi Osmanlı devri belgelerini muhafaza eden başka arşivler de vardır.
¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾
1) Osmanlı Devleti’nin Merkez ve Bahriye Teşkilâtı; sh. 76
2) Rehber Ansiklopedisi; cild-1, sh. 370
3) Büyük Türkiye Târihi; cild-9, sh. 67
4) “Türkiye’de İmparatorluk devirlerinin büyük nüfus ve arazi tahrirleri ve hakana mahsus istatistik defterleri (Ö.L Barkan, İktisat Fak. Mecmuası, cild-2, sayı-1, İstanbul-1941); sh. 21
